Channel manager: o que é, para que serve, vantagens e como definir a melhor opção para seu hotel

Channel Manager: o que é, para que serve e por que investir

Das pequenas pousadas aos grandes hotéis, investir em um channel manager é essencial para quem deseja aumentar as vendas e fortalecer a distribuição.

Quando você escolhe o sistema correto, o channel manager pode aumentar as suas reservas e ajudá-lo a gerar mais receita para sua propriedade.

Esse assunto, no entanto, ainda traz muitas dúvidas, principalmente para quem não tem muito domínio sobre as ferramentas digitais.

A seguir, explicamos o que é o channel manager e como ele pode auxiliar na otimização de processos do seu hotel para aumentar suas vendas. Confira!

O que é channel manager e como ele funciona?

O channel manager é um gerenciador de canais. Ou seja, ele permite que você atualize de forma centralizada e automatizada a disponibilidade e tarifas do seu hotel nos canais em que ele está sendo distribuído.

Essa tecnologia é essencial para que o seu hotel aumente a capilaridade de distribuição, principalmente pela função de atualização da disponibilidade. Para entender melhor considere o seguinte cenário:

Um hotel sem channel manager que disponibiliza seus 10 quartos na Booking, Expedia, Decolar, Hotel Urbano e direto pelo seu site acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de fevereiro.

Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema, este hotel rapidamente precisa acessar a extranet de todos os outros canais em que está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda do dia 15 de fevereiro de 10 quartos para 9 quartos.

Caso essa alteração não seja realizada de imediato, e em todos os canais, o hotel poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível.

Isto poderá gerar sérios problemas, como overbooking, que obriga o hotel a arcar com os custos de acomodação deste hóspede, por todo o período da reserva, em outro local.  

Agora, imagine ter que acessar as extranets de todos os canais repetidamente, a cada nova reserva, alteração e cancelamento.

As chances de falhas são potencializadas a cada ação manual, e o hotel não conseguirá aumentar o número de canais em que está disponível.

No exemplo acima, citamos 5 OTAs (Agências Online) mas existem centenas de outros canais disponíveis para distribuição online.

O objetivo do software é  justamente centralizar a gestão de diferentes canais em apenas um lugar. Assim, fica mais fácil controlar as reservas e evitar overbooking e perda de venda por não estar com a disponibilidade atualizada.

Por que você precisa de um channel manager?

Além da preocupação com atendimento e a satisfação dos hóspedes, é preciso gerenciar reservas, organizar check-ins e check-outs, lidar com imprevistos e situações que surgem quando você menos espera.

Organizar as reservas e atualizar todos esses canais com a disponibilidade de quartos a cada negócio fechado desperdiça um tempo que é essencial para outras tarefas. É nesse contexto que o channel manager é útil.

O aumento de produtividade obtido com o gestor de canais não acontece por acaso. Quer entender melhor? Separamos as principais vantagens que o channel manager pode oferecer ao seu negócio.

Centraliza a gestão e Otimiza a distribuição

O channel manager facilita e agiliza as atualizações nos sites de reserva. Muitos estabelecimentos contratam pessoas apenas para fazer essa gestão, mas ela é bem mais prática com a ferramenta.

Isto porque, o channel manager pode incluir módulos projetados para otimizar os ganhos do hotel, além de fornecer assistência ao revenue management, recomendando preços, analisando comentários de clientes ou seguindo as políticas de preços dos concorrentes.

Este último ponto permite, inclusive, minimizar o risco de seguir uma política de preços errada, o que pode prejudicar a imagem do seu hotel junto aos clientes e aos parceiros.

Essa centralização contribui para a otimização da estratégia de preços e, consequentemente, do crescimento das receitas do hotel, já que com poucos cliques é possível alterar valores e disponibilidade de dias, além de incluir descrições ou fotos do que é oferecido.

Muitos hotéis, acabam por deixar disponível nos canais uma quantidade menor de quartos, justamente para ter um “estoque” à ser utilizado em situações como overbookings ou vendas de última para hóspedes que chegarem no hotel.

No entanto, para o segmento hoteleiro, um quarto vazio é uma receita que não poderá ser recuperada, por isso é essencial ter eficiência na distribuição.

Erros manuais de atualização também podem fazer com que os canais online fiquem sem disponibilidade para reserva, quando, na verdade, o seu hotel ainda tem quartos para serem ocupados.

Com um channel manager não há erros. A atualização pode ser feita de uma única vez para todos os canais e de forma centralizada, eliminando os riscos de deixar algum canal sem informação.

Alcança hóspedes do mundo inteiro

O Brasil possui atualmente mais de 30 mil opções de hotéis espalhados por todas as regiões. Com esse número em mente, imagine o esforço necessário para um estrangeiro, por exemplo, dar preferência à sua propriedade.

Um channel manager ajuda nesse processo. Em geral, os melhores sistemas de gerenciamento de canais disponíveis no mercado oferecem acesso a até algumas centenas de canais integrados, que podem servir como meio para alcançar clientes de todo o mundo.

Em muitos casos, eles podem se tornar muito mais eficazes do que os sistemas de reservas em termos de reconhecimento internacional, já que acabam por potencializar as chances de alcançar as pessoas certas, o que reflete no aumento do número de reservas.

Isso acontece porque esses sistemas permitem, inclusive, que se especifiquem dados sobre o público-alvo para que o contato seja mais preciso.

Auxilia a mensuração de resultados

Com todas as informações sobre reservas e sites reunidas em um software, fica mais fácil analisar os dados periodicamente. Assim, é possível identificar quais estratégias de vendas e canais funcionam melhor para o negócio e redefinir prioridades, bem como ajustar a verba investida de forma mais objetiva.

O acesso às informações mais detalhadas sobre os clientes e suas decisões, bem como uma análise minuciosa desses dados, auxilia na mensuração dos resultados, porque permite tirar uma série de conclusões sobre os negócios.

Isto, consequentemente, pode levar a uma melhoria na eficácia da estratégia de marketing e vendas, já que as estatísticas e relatórios de vendas também são muito importantes para a tomada de decisão de um gerente de receita ou de um diretor que administra o hotel.

Uma das vantagens de um channel manager é justamente os relatórios avançados que podem ser fornecidos pela ferramenta. Os melhores sistemas fornecem não só um acompanhamento do histórico das vendas ou da ocupação de quartos, mas permitem a visualização desses dados em tempo real.

Esse tipo de informação possibilita, por exemplo, maior segurança e flexibilidade no momento de realizar alguma alteração na política de preços em respostas às condições dinâmicas apresentadas pelo mercado.

Quer saber mais sobre o tema? Confira o artigo Análise de dados: como tomar as melhores decisões em seu hotel

Como escolher o melhor channel manager em 4 passos

O ideal é escolher um gestor de canais que seja integrado ao sistema de gestão hoteleira (PMS), assim, o channel manager atualiza o sistema automaticamente sempre que uma reserva é efetuada em qualquer um dos canais de vendas.

Da mesma forma, quando acontece uma venda direta e essa informação é lançada no mapa de reservas, o gerenciador atualiza a oferta de quartos nos canais de vendas. Tudo funciona de forma automática, o que poupa tempo e evita falhas humanas.

Atualmente, é possível encontrar uma variedade de soluções no mercado que viabilizam com facilidade a venda de serviços de hotéis em diversos canais.

Além disso, conforme falamos anteriormente, algumas dessas soluções podem automatizar o trabalho e realizar análises avançadas para fornecer dados que possibilitem uma tomada de decisão assertiva por parte dos gestores.

Então, a pergunta é: com tantas opções, como escolher uma solução ideal para o seu hotel? Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar a tomar essa decisão corretamente.

#1: Valide a Automação

Deixar de realizar trabalhos manuais é o principal objetivo do investimento em ferramentas avançadas para gerenciamento dos canais de vendas do hotel, certo?

Isto porque, a atualização manual de preços nos sites de todos os parceiros é uma tarefa muito trabalhosa que consome pelo menos algumas horas de trabalho, às vezes envolvendo mais de uma pessoa.

Quanto mais canais de distribuição online, maior o tempo necessário para a atualização manual.

Uma modificação manual dos preços de quartos em muitos canais envolve o risco de erro humano, além do atraso na atualização da oferta em todos os canais.

Confira os 4 benefícios de automatizar os processos do seu hotel

O channel manager permite eliminar esse problema e gerenciar a disponibilidade dos quartos e a política de preços em tempo real em todos os canais, a partir de um único console de gerenciamento.

O gerenciamento automático de preços é outra maneira de automatizar as operações, oferecida por algumas ferramentas do channel manager. A possibilidade de configurar múltiplos cenários tarifários pré-definidos oferece mais uma oportunidade para economizar tempo.

Outra coisa que deve ser levada em consideração é a possibilidade de seguir uma política de preços flexíveis e sincronizar ofertas promocionais, o que se traduz em uma gestão eficaz e eficiente das receitas do hotel.

Como qualquer investimento, o valor relacionado com a compra do gestor de canais do seu hotel deve produzir o maior retorno possível.

Se a ferramenta selecionada permitir a obtenção de um alto nível de automação, as chances de materialização de tal cenário serão realmente boas.

#2: Confira se o sistema dispõe de ampla gama de canais de distribuição online

Ao escolher a ferramenta ideal para seu hotel, vale a pena verificar cuidadosamente a lista de canais integrados.

Assim, você poderá se certificar que ela contém os canais que já estão em uso no seu hotel e também aqueles que podem se tornar complementos atraentes no futuro.

Como falamos, os melhores sistemas de channel manager oferecem acesso a até algumas centenas de canais integrados.

Esse é um dos pontos, inclusive, que distingue os melhores sistemas de gerenciamento de vendas dos demais, já que esse tipo de integração permite conectá-los a canais dedicados sob demanda.

#3: Avalie corretamente o valor de investimento

É comum que ao falar da contratação de uma ferramenta tecnológica o valor do investimento seja um fator crucial para a tomada de decisão.

Sem dúvidas, o valor do investimento é um dos fatores que pesam muito na decisão final, mas esse não deve ser o ponto mais importante para sua escolha.

A verdade é que nem sempre concentrar-se no preço é um bom parâmetro para tomar decisões. Um channel manager é um investimento a longo prazo.

Por isso, no momento de escolher em qual ferramenta irá investir, pense que se optar pela mais barata poderá perder benefícios que são fornecidos por uma ferramenta que é mais completa, porém tem um valor mais elevado.

É importante também considerar os custos envolvidos na implementação e operação subsequente do channel manager escolhido.

Isso porque esses custos geralmente variam de acordo com as diferenças entre os modelos de transação adotados pelos fornecedores de sistema (taxa de assinatura fixa, comissão, etc.). Portanto, nem sempre é possível comparar diretamente.

Outro ponto essencial ao analisar a questão do custo é considerar não apenas a implementação e a manutenção, mas também os custos relacionados ao uso de ferramentas extras ou do suporte, caso opte por uma ferramenta mais barata.

No momento de decidir por uma solução específica, o mais indicado é verificar todo o portfólio, comparar com as demais e a partir daí tomar a decisão final.

Saiba o que considerar ao investir em tecnologia para seu hotel.

#4: Verifique a integração com o PMS

O investimento em um sistema channel manager envolve também a necessidade de integrar o sistema com o Sistema Central de Reservas (CRS)  e o PMS.

O channel manager deve ser compatível com estes dois para evitar custos extras, como aqueles relacionados à modificação das soluções existentes. Falamos disso no item anterior, lembra?

É importante levar em consideração que essa combinação permite a troca automática de informações sobre novas reservas entre o sistema de reservas do hotel e os canais de vendas online.

Conheça 3 principais vantagens da integração de canais de venda

A eficiência operacional nessa área é essencial porque tem um efeito enorme sobre as receitas e a imagem do hotel, já que impede o overbooking.

A lista de PMS’s integrados com a ferramenta deve conter, em primeiro lugar, aquela que é atualmente usada pelo hotel.

É importante também que a ferramenta apresente outras opções, de forma que se houver uma substituição futura do sistema, a nova integração não seja um problema. Em geral, os melhores sistemas de gestão de canais oferecem uma ampla gama de opções a esse respeito.

As vantagens de contratar uma empresa especializada em soluções tecnológicas

Investir em um channel manager pode ser um ponto de virada para o negócio. No entanto, seu uso não é sinônimo de aumento de vendas ou crescimento instantâneo.

É preciso, primeiro, definir qual o melhor software para seu hotel ou pousada e traçar estratégias de divulgação para captar os clientes certos.

Por isso, contratar uma empresa especializada em soluções tecnológicas com foco em hotéis e pousadas faz diferença. Ela é capaz de identificar o sistema de gestão utilizado e indicar um software que se integre a ele ou mesmo oferecer um pacote com ambos.

Além disso, há a oportunidade de aprender com quem tem contato e desenvolve novas tecnologias, o que produz insights e permite atualização constante. Se a intenção é aumentar a produtividade e os lucros, portanto, investir em channel manager é indispensável.

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