Software de gestión hotelera: conoce 5 características esenciales y aprende a elegir la herramienta adecuada

Un software de gestión hotelera se ha convertido en un requisito de supervivencia para las empresas del sector. 

Actualmente, es casi imposible pensar en un buen desempeño sin herramientas adaptadas, sin controles específicos sobre la situación de los alojamientos, sobre las reservas y otras particularidades del sector de turismo y hotelería.

Es necesario tener en cuenta que las actividades comerciales, independientemente de la industria, se han vuelto tecnológicas. 

De otra manera, no es posible garantizar un buen nivel de productividad, excelencia operativa y, sobre todo, una buena experiencia para el cliente, el huésped en este caso.

Una encuesta reciente realizada por CWT, la plataforma de gestión de viajes, ha descubierto que dos tercios de los viajeros de negocios prefieren usar servicios digitales para sus actividades de viaje, incluida las reservaciones de alojamiento.

El 78% de las reservas de hoteles observadas por el estudio se realizaron de forma digital e incluso en el caso de check in (54%) y check out (51%), existe una clara tendencia creciente hacia el dominio de la tecnología en el segmento hotelero.

Veamos más resultados:

Solo el 22% de los viajeros de negocios siguen haciendo reservas de hotel por medios no digitales.

Solo el 22% de los viajeros de negocios siguen haciendo reservas de hotel por medios no digitales. Foto – CWT

En este pronóstico contemporáneo, la organización, el control tecnológico sobre las actividades de rutina y las ideas innovadoras son el trípode del éxito en la administración de hoteles.

¿Qué es un software de gestión hotelera?

Un software de gestión hotelera es una herramienta para computadora o disponible en web diseñada para ayudar a los gerentes de hoteles con procedimientos a ejemplo de los sistemas de reservas, que incluye las reservas directas, hasta la administración de los recursos del hotel.

Hoy en día, estos sistemas hoteleros pueden ofrecer almacenamiento de datos en la nube, por ejemplo, y otras funciones esenciales para administrar su hotel, posada y otras empresas de alojamiento.

Por esa razón, para mantener tu hotel competitivo y viable, echa un vistazo en algunos de los requisitos cruciales de un buen software de gestión hotelera y asegúrate de que tu negocio esté impulsado por la tecnología.

1. Software de gestión hotelera para administrar las reservas

Aunque sea elemental, no podemos dejar de mencionar la importancia de mantener un control efectivo de las reservaciones de tu hotel, incluso las reservas online.

La tecnología actual permite ofrecer a los clientes maneras más sencillas de organizar la estadía durante un viaje a través de las reservas en línea y pagos electrónicos. Sin embargo, el control de las habitaciones y la tasa de ocupación es fundamental desde un punto de vista operativo y estratégico.

El trabajo hecho manualmente es más propenso a errores, por eso, la operación se realiza mejor con los controles de un buen sistema de gestión hotelera. 

Además, una herramienta específica para la gestión de hoteles sigue las buenas prácticas de la industria, y adoptar la solución adecuada para tu negocio mejora naturalmente el flujo de procesos.

Desde un punto de vista estratégico, las funciones de gestión de reservas proporcionan una gran cantidad de información que facilita el análisis del rendimiento, señala los elementos que deben ser mejorados y otros datos relevantes.

Tu motor de reservas debe proporcionar información generada automáticamente y actualizada en tiempo real además de permitir el pago inmediato por medio de la conexión a internet, reduciendo la burocracia para tus huéspedes.

De hecho, el sistema de gestión de reservas es una herramienta importante para incluir en tus estrategias de ventas con el fin de aumentar las tasas de reservas y ocupación.

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2. Informes financieros gerenciales

Todos los datos de tu negocio son importantes pero es en las finanzas que tú puedes verificar la rentabilidad y la disponibilidad del flujo de efectivo de tu hotel.

Obviamente, no sirve de nada mantener al establecimiento ocupado y brindar un excelente servicio sin obtener las debidas ganancias.

Sin embargo, no es suficiente encontrar un software de gestión hotelera que proporcione la información que necesitas. 

Los datos deben estar disponibles en tiempo real y en un formato de presentación sencillo, práctico y útil. No es infrecuente que algunas empresas se esfuercen por generar datos que necesitan muchísimo trabajo para recolectar pero no son útiles.

Además, los sistemas de administración financiera para hoteles pueden producir informes de datos diarios para que puedas identificar los riesgos, las discrepancias en los ingresos y la contabilidad comercial más rápidamente.

No más hojas de cálculo que nunca satisfarán todas las necesidades de tu negocio. La gestión financiera dinámica, precisa y completa requiere lo último en soluciones tecnológicas.

Por eso, es mejor pensar en los indicadores, la información que necesitas y con qué frecuencia deben estar disponibles. De esa manera, podrás identificar el software de gestión hotelera que satisfaga tu demanda y mejore la toma de decisiones en tu hotel.

3. El gestor de canales

Después de la popularización de los smartphones, el cliente está en todas partes y todo el tiempo. Él ya no tiene tiempo para buscar información o interactuar con compañías disponibles en un solo canal de ventas.

Al mismo tiempo, es imposible servirlo como él espera sin recursos tecnológicos; de otra forma, tú y tu personal no haría nada más allá de ofrecer atención. 

El sector hotelero utiliza canales específicos como TripAdvisor, Trivago, Booking, etc. y aún necesita organizarse con relación al motor de reservas de la página web del hotel, OTA, operadores, GDS y agencias de viajes.

Un buen software de gestión hotelera sirve para facilitar el aumento de los ingresos y la reducción de los costes con trabajo hecho manualmente
Un buen software de gestión hotelera sirve para facilitar el aumento de los ingresos y la reducción de los costes con trabajo hecho manualmente. Foto: Pixabay

Además, si los viajeros corporativos están optando cada vez más por los servicios digitales, ¿qué sigue para el segmento de los millennials? 

Este grupo de jóvenes viajeros nació y creció con el auge tecnológico. También son uno de los grupos más invertidos en las búsquedas al elegir el alojamiento y el destino.

Según un estudio de Hotels.com, más del 42% de los millennials de Estados Unidos buscan durante horas sobre viajes y encuentran esta actividad muy estresante.

Por consiguiente, el software de gestión hotelera debe tener funciones que integren y faciliten la administración de los diferentes canales para automatizar algunos procedimientos cotidianos y reducir la carga de trabajo de la gerencia. 

Esto te permitirá concentrarte en ofrecer un buen servicio en tu hotel.

Con múltiples canales, también se crean múltiples puntos de venta adecuados a diferentes tipos de clientes. Así que ellos pueden elegir los medios de interacción que sean más cómodos y funcionales.

4. Integraciones funcionales del software de gestión hotelera

Estas no son las únicas integraciones más útiles para la gestión de un hotel. Se debe garantizar la flexibilidad en los métodos de pago y la automatización de tantos procedimientos como sea posible.

Ten en cuenta que los sistemas de gestión integrados son una tendencia importante. Hay una presión obvia en este sentido porque nos estamos comunicando con más facilidad y conexión.

Si bien esto es positivo, hay también una cierta cantidad de saturación de información que solo se puede resolver automatizando algunos procedimientos, lo cual es imposible sin integración.

La integración entre los sistemas de administración del hotel son puntos clave para que su negocio sea productivo.

La integración entre los sistemas de administración del hotel son puntos clave para que su negocio sea productivo. Foto:Pixabay

La gestión hotelera siempre involucra varios segmentos importantes que necesitan atención rápida. Por lo tanto, cuantas más interfaces conectadas y más integración ofrezca una herramienta, mayor será la automatización y menor será la fragmentación del servicio afectando la productividad.

Recuerda siempre que la distribución de tu hotel debe ser ejecutada de manera inteligente.

5. Flexibilidad para tu hotel

El perfil de tu negocio debe ser considerado al decidir sobre las soluciones de software de gestión hotelera. Así que, la flexibilidad para satisfacer las necesidades de tu empresa es fundamental en el proceso de elección de los servicios.

A fin de cuentas, los hoteles pequeños y grandes, independientes, hoteles boutique y una cadena hotelera tienen características, demandas y dinero para invertir de manera diferente. 

Por lo tanto, el enfoque al elegir un software de gestión hotelera debe centrarse en el mejor proveedor de soluciones tecnológicas flexibles con el mejor costo-beneficio.

Si una herramienta te permite más adaptación para tu perfil, todo tu negocio se verá afectado en todo relacionado con la productividad y mejores resultados. Después de todo, ¿para qué pagar por algo que no será útil para tu empresa?

Recuerda que la satisfacción del huésped es fundamental. Un cliente satisfecho es aquel que encuentra las instalaciones y los beneficios que esperaba al elegir tu establecimiento.

¿Estás buscando programas de gestión hotelera?

Ya sabemos que la automatización e integración de las actividades de rutina y de gestión de hoteles, como el proceso de check in y el proceso de front office en su conjunto, contribuyen directamente a la mejor atención para tus huéspedes.

Sin embargo, otras áreas administrativas como cuentas por pagar, control de inventario y flujo de efectivo también pueden contemplarse con soluciones modernas e innovadoras en hotelería que incluyan estas funciones en sus paquetes.

Así es la optimización de la tecnología que opera para ayudar a los empresarios a tener éxito en su empresa hotelera.

En este contexto, el PMS (Property Management System) es un sistema de administración de hoteles lleno de beneficios, ya que combina múltiples funciones. Por lo tanto, buscar proveedores que ofrezcan esta herramienta, así como otras posibilidades de integración con ella, es la mejor alternativa de inversión para tu establecimiento.

Para cerrar nuestra reflexión sobre el software de gestión hotelera para tu hotel, hay un último consejo: no podemos dejar de resaltar la importancia de la fiabilidad.

Busca saber quiénes son los clientes del proveedor de la solución tecnológica y qué dicen de su experiencia con ella. También ten en cuenta la calidad del soporte técnico. 

Este es un punto crítico para que tú puedas aprovechar al máximo las funcionalidades y beneficios del software hotelero.

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