Channel manager: qué es, para qué sirve, ventajas y cómo definir la mejor opción para tu hotel

De pequeñas posadas hasta los grandes hoteles, invertir en un channel manager es esencial para quien busca aumentar las ventas y fortalecer la distribución hotelera.

Cuando eliges el sistema correcto, el channel manager puede aumentar tus reservas y ayudarte a generar más ingresos para tu hotel o posada.

Sin embargo, ese tema está cercado de dudas, especialmente para aquellos gestores que todavía no tienen mucho dominio de herramientas informáticas.

A continuación, te explicamos qué es el channel manager y cómo esta solución tecnológica puede ayudarte a optimizar los procesos de tu hotel para aumentar tus ventas online. ¡Compruébalo!

¿Qué es el channel manager y cómo funciona?

El channel manager es un programa de gestión de canales. Es decir, te permite actualizar de forma central y automática la disponibilidad y las tarifas de tu hotel en los canales de ventas a los que se está distribuyendo.

Esta tecnología es esencial para que tu hotel aumente la variedad de la distribución de tu hotel, especialmente debido a la función de actualización de disponibilidad. Para entender mejor consideremos el siguiente escenario:

Un hotel sin channel manager que ofrece sus 10 habitaciones en Booking, Expedia, Despegar, ExcelTours y directamente a través de su página web, ha recibido 1 reserva en Booking.com para el 15 de febrero.

Después de ingresar esta información de reserva en su sistema, este hotel necesita rápidamente acceder a la extranet de todos los demás canales en los que está disponible para actualizar su inventario del 15 de febrero, de 10 para 9 habitaciones.

Si este cambio no se realiza de inmediato y en todos los canales, el hotel puede recibir otras reservas para una habitación que ya no está disponible.

Esto puede ocasionar serios problemas, como el exceso de reservas, que requiere que el hotel asuma los costos de alojamiento de este huésped durante todo el período de reserva en otro lugar.

Ahora piensa repetir esta acción de acceder a las extranets de todos los canales una y otra vez con cada nueva reserva, cambio y cancelación.

ejemplo del channel manager

Foto: Pixabay.

Las posibilidades de errores aumentan con cada acción manual, y el hotel no podrá aumentar la cantidad de canales disponibles.

En el ejemplo anterior, citamos 5 OTA (agencia en línea) pero hay cientos de otros canales disponibles para la distribución hotelera.

El objetivo del software es precisamente centralizar la gestión de diferentes canales en una plataforma única. Esto facilita el monitoreo de las reservas y evita el exceso de reservaciones y la pérdida de ventas al no tener la disponibilidad del inventario actualizada.

¿Por qué necesitas un channel manager en tu gestión hotelera?

Además de preocuparte por la atención al cliente y la satisfacción, debes gestionar las reservas, organizar los registros de entrada y salida, administrar los eventos imprevistos y las situaciones que surgen cuando menos lo esperas.

La organización de reservas y la actualización de todos estos canales con la disponibilidad de habitaciones para cada proceso de reservación desperdicia el tiempo que es esencial para otras tareas. El channel manager es muy útil en ese contexto.

El aumento de productividad alcanzado con el channel manager no ocurre por casualidad. ¿Quieres comprenderlo mejor? Hemos separado las principales ventajas que el channel manager puede ofrecer a tu hotel.

Centraliza y optimiza una parte importante de la gestión hotelera: los canales de distribución

El channel manager facilita y agiliza las actualizaciones en los sitios de reserva. Muchos establecimientos contratan personas solo para hacer esta función, pero es mucho más práctico con la herramienta.

Esto se debe a que el channel manager puede incluir módulos diseñados para optimizar las ganancias del hotel, además de auxiliar al revenue management, a través de la recomendación precios, de la revisión de las opiniones de los huéspedes e incluso con el monitoreo de precios de la competencia.

Este último punto minimiza el riesgo de seguir una política de precios incorrecta, algo que puede dañar la imagen de tu hotel con clientes y socios.

Esta centralización administrativa contribuye a la optimización de la estrategia de precios y, en consecuencia, al crecimiento de los ingresos del hotel, ya que con unos pocos clics es posible cambiar los valores y la disponibilidad de días, así como manejar descripciones o fotos de lo que se ofrece.

Muchos hoteles suelen dejar menos habitaciones disponibles en los canales, con el fin de tener una solución en situaciones como sobreventas o ventas de última hora para los huéspedes que llegan al hotel.

Sin embargo, para el segmento de hoteles, una habitación vacía es un ingreso que no se puede recuperar, por lo que la eficiencia de la distribución online es esencial.

Los errores comunes en la actualización manual también pueden hacer que los canales en línea no estén disponibles para reservar cuando tu hotel realmente tiene habitaciones para ocupar.

Con un channel manager no hay errores. La actualización de tarifas e inventario se puede hacer de una sola vez para todos los canales y de forma centralizada, eliminando el riesgo de que un canal no tenga información.

Alcanzar a los viajeros en todo el mundo

México tiene actualmente más de 24.000 opciones de hoteles disponibles en todas las regiones. Con ese número en mente, imagina el esfuerzo requerido por un extranjero, por ejemplo, para dar preferencia a tu hotel.

Un channel manager auxilia en este proceso. Generalmente, los mejores sistemas de gestión de canales disponibles en la industria hotelera ofrecen acceso a unos pocos cientos de canales integrados que pueden servir como medio para alcanzar a clientes de todo el mundo.

En muchos casos, pueden ser mucho más efectivos que los sistemas de reserva reconocidos internacionalmente, ya que aumentan las posibilidades de divulgación de tu hotel a las personas adecuadas, lo que se refleja en el aumento en el número de reservas.

Esto se debe a que estos sistemas incluso te permiten especificar datos del público objetivo para que el contacto sea más preciso.

Ayuda a medir resultados

Con toda la reserva y la información del sitio web recopilada en una sola herramienta, es más fácil analizar los datos periódicamente. 

Esto te permite identificar qué estrategias de ventas y canales funcionan mejor para el negocio y redefinir prioridades, así como ajustar la cantidad invertida de manera más objetiva.

El acceso a información más detallada sobre los clientes y sus decisiones, así como un análisis exhaustivo de estos datos, ayuda a medir los resultados porque te permite sacar una serie de conclusiones comerciales.

Por consiguiente, esto puede llevar a una mejora en la efectividad de la estrategia de marketing y ventas, ya que las estadísticas e informes de ventas también son muy importantes para la toma de decisiones de un gerente de ingresos o de un gerente de hotel.

Una de las ventajas del channel manager es precisamente los informes avanzados que puede proporcionar este software de manera automatizada. 

Los mejores sistemas no solo proporcionan un seguimiento del historial de ventas o de la ocupación hotelera, sino que también te posibilita ver estos datos actualizados en tiempo real.

Este tipo de información hace posible, por ejemplo, una mayor seguridad y flexibilidad al realizar un cambio en la política de precios, en respuesta a las condiciones dinámicas del mercado.

Cómo elegir el mejor channel manager en 4 pasos 

La mejor idea es elegir un gestor de canales que esté integrado con el sistema de administración del hotel (PMS hotelero), de modo que el channel manager actualice automáticamente el sistema cada vez que se realice una reserva en cualquiera de los canales de distribución.

De igual manera, cuando se produce una venta directa y esta información se publica en el mapa de reserva, el gerente actualiza el suministro de habitaciones en los canales de venta. 

gestor de canales channel manager

Foto: pexels.

Todo funciona automáticamente, lo que ahorra tiempo y evita las fallas humanas. Hoy en día, puedes encontrar una variedad de soluciones tecnológicas en el mercado que facilitan la venta de servicios de hotel a través de múltiples canales.

Además, como mencionamos anteriormente, algunas de estas soluciones pueden automatizar el trabajo y realizar análisis avanzados para ofrecer datos e informes que permitan a los gerentes tomar decisiones adecuadas.

Así que hay una pregunta : ¿Con tantas opciones, cómo elegir la solución ideal para tu hotel? Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarte a tomar esta decisión correctamente.

# 1: Validar la automatización

El objetivo principal de invertir en herramientas avanzadas de gestión de canales de ventas hoteleras es reducir el trabajo hecho manualmente , ¿verdad?

Está claro que actualizar los precios sin automatización en todos los sitios asociados es una tarea muy laboriosa que consume al menos algunas horas de trabajo, a veces involucrando a más de una persona.

Cuantos más canales de distribución, mayor será el tiempo requerido para la actualización manual.

La modificación manual de los precios de las habitaciones en muchos canales aumenta el riesgo de error humano y el retraso en la actualización de las ofertas en todos los canales.

El channel manager te permite eliminar este problema y administrar la disponibilidad del inventario de habitaciones y la política de precios en tiempo real en todos los canales de manera centralizada en una plataforma. 

La gestión automática de precios es otra forma de automatizar las operaciones, ofrecida por algunas herramientas channel manager. La capacidad de configurar múltiples escenarios de tarifas predefinidos ofrece otra oportunidad para ahorrar tiempo.

Otro punto importante es la capacidad de seguir una política de precios flexible y sincronizar las ofertas promocionales, lo que se traduce en una gestión eficaz y eficiente de los ingresos del hotel.

De igual modo que cualquier inversión, el valor relacionado con la compra del channel manager de tu hotel debe producir el mayor rendimiento posible.

Si la herramienta seleccionada permite un alto nivel de automatización, las posibilidades de materializar tal escenario son realmente buenas.

# 2: Comprueba si el sistema tiene una gran variedad de canales de distribución en línea.

Al elegir la herramienta adecuada para tu hotel, vale la pena revisar cuidadosamente la lista de canales integrados.

Esta acción asegurará que el channel manager ofrezca canales que ya están en uso en tu hotel, así como canales que pueden convertirse en integraciones atractivas en el futuro.

Los mejores sistemas de channel manager ofrecen acceso a unos pocos cientos de canales integrados.

Este es uno de los puntos que distingue a los mejores sistemas de gestión de ventas de los demás, ya que este tipo de integración te permite conexión a más canales.

# 3: Evaluar adecuadamente el valor de la inversión

Es común que cuando se habla de contratar una herramienta tecnológica, el valor de la inversión sea un factor crucial para la toma de decisiones.

Sin dudas, el valor de la inversión es uno de los factores que influyen en la decisión final, pero este no debe ser el punto más importante para tu selección.

La verdad es que no siempre enfocarse en el precio es un buen parámetro para tomar decisiones. Un channel manager es una inversión a largo plazo.

Por esta razón, al elegir qué herramienta comprar, piensa que si eliges la más económica, puedes perder los beneficios que proporciona una herramienta que es más completa pero tiene un valor más alto, proporcional al servicio ofrecido.

Es importante también considerar los costos involucrados en la implementación y posterior operación del channel manager seleccionado para tu hotel.

Esto se debe a que estos costos generalmente varían según las diferencias entre los modelos de transacción adoptados por los proveedores del sistema (tarifa fija, comisión, etc.). Así que, no siempre es posible comparar directamente.

Otro punto clave para analizar el problema de los costos es considerar no solo la implementación y el mantenimiento, sino también los costos relacionados con el uso de herramientas o soporte adicionales si elige una herramienta más barata.

Al decidir sobre una solución específica, es mejor verificar la herramienta por completo, ventajas y desventajas, compararla con otras y luego tomar la decisión final.

# 4: Verificar la integración con tu PMS

Invertir en un sistema channel manager también implica la necesidad de integrar el sistema con el Sistema central de reservas (CRS) y el PMS.

El channel manager debe ser compatible con los dos para evitar costos adicionales, como los relacionados con la modificación de soluciones existentes. Hablamos de eso anteriormente, ¿te acuerdas?

Recuerda que esta combinación permite el intercambio automático de nueva información de reserva entre el sistema de reservas del hotel y los canales de venta en línea.

La eficiencia operativa en esta área es esencial porque tiene un gran efecto en los ingresos y la imagen del hotel, ya que evita el overbooking.

La lista de PMS que pueden ser integrados a la herramienta debe contener primero el pms utilizado actualmente por el hotel.

Sin embargo, también es importante que la herramienta presente otras opciones, de modo que si hay un reemplazo futuro del sistema, la nueva integración no sea un problema. 

En general, los mejores sistemas channel manager ofrecen una variedad de opciones a este respecto.

Las ventajas de contratar una empresa especializada en soluciones tecnológicas

Invertir en un channel manager puede ser un punto de cambio para el negocio. Sin embargo, su uso no es sinónimo de aumento de ventas o crecimiento instantáneo.

Primero, debes definir el mejor software para tu hotel o posada y diseñar estrategias de alcance para captar a los clientes correctos.

Por eso, contratar una compañía especializada en soluciones tecnológicas enfocadas en hoteles y posadas es un diferencial. Ella puede identificar el sistema de gestión utilizado e indicar el software que se integra con él o incluso ofrecer un paquete con ambos.

Además, existe la oportunidad de aprender con aquellos que tienen el know-how y desarrollan nuevas tecnologías, lo que produce insights y permite una actualización constante. 

Si la intención es aumentar la productividad y las ganancias, entonces es indispensable invertir en un channel manager para tu hotel.

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